INTRODUCTION

PRINCE2 signifie PRoject IN Controlled Environment.

PRINCE2 est la principale méthode de gestion de projet au Royaume-Uni et est utilisée à travers le monde dans le secteur privé et public. Il s’agit d’une méthodologie de gestion de projet basée sur les processus. PRINCE2 a été développé pour établir un contrôle au début, à la progression et à la fin des projets.

C’est la gouvernance et la méthode de livraison du projet La gestion du projet repose sur trois contraintes. Celles-ci sont illustrées dans la figure suivante.

Figure 1 – Triangle de gestion de projet

En utilisant PRINCE2 pour la gestion de projet, le projet est contrôlé dans une contrainte de coût, contrainte de temps et contrainte de qualité. Un bon chef de projet comprend comment ajuster les trois contraintes du projet les unes aux autres pour livrer le projet dans la portée. La méthode PRINCE2 décrit la gestion de projet comme «la planification, la délégation, le suivi et le contrôle de tous les aspects du projet, et la motivation des personnes impliquées, pour atteindre les objectifs du projet dans les limites de performances attendues en termes de temps, de coût, de qualité, de portée, avantages et risques. ” PRINCE2 définit clairement les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe de projet et se concentre sur le produit que le projet a été conçu pour livrer. Il s’agit d’une méthode de gestion de projet conçue pour fournir un cadre couvrant le grand nombre d’activités et de disciplines requises dans un projet. PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet entièrement adaptée qui décompose les projets en étapes avec un début , un milieu et une fin clairement définis . PRINCE2 se concentre fortement sur la livraison du produit qui est produit à la fin de chaque projet.

PRINCIPES, THÈMES ET PROCESSUS PRINCE2

Principes de PRINCE2

PRINCE2 comporte sept principes. Ces principes sont universels dans la mesure où ils peuvent être appliqués à tous les projets indépendamment de la langue, de la géographie ou de la culture.

Figure 2 Principes de PRINCE2

1. Justification commerciale continue

La justification signifie la raison pour démarrer un projet, la justification reste valable tout au long du cycle de vie du projet. L’analyse de rentabilisation est initialement développée sous forme de plan avant le début du projet et est affinée de manière plus détaillée pendant la phase de lancement du projet. Il est ensuite mis à jour à la fin de chaque étape pour refléter les prévisions mises à jour concernant le temps, les coûts, les avantages et les risques. À la fin de chaque étape de gestion, l’analyse de rentabilisation est examinée pour déterminer si le projet doit se poursuivre.

1.Apprendre de l’expérience

L’équipe apprend de l’expérience passée. PRINCE2 corrobore cette tendance avec son obligation de rendre compte des enseignements que nous tirons des projets. Il recommande que les projets précédents soient évalués pour toutes les leçons qui peuvent être appliquées au projet en cours avant même que le projet en cours ne soit lancé. En pensant aux leçons, il est utile de considérer ce qui s’est bien passé et ce qui s’est mal passé avec les projets précédents. Ceux-ci sont saisis et intégrés lors de la planification et de l’élaboration de stratégies pour tout nouveau projet.

2.Définir les rôles et responsabilités

Chaque personne impliquée dans le projet a un rôle et une responsabilité définis. Si tout le monde comprend ce qui est exigé d’eux, les chances de réussir un projet sont considérablement améliorées. En définissant clairement les rôles et les responsabilités de l’équipe de gestion de projet, cela permet d’éviter les problèmes qui peuvent survenir lorsque les gens ne savent pas ce qu’on attend d’eux. Ces types de projets sont souvent confrontés à des problèmes de communication et sont une des raisons courantes de l’échec des projets

3.Management par étapes

Le projet doit être décomposé en étapes et planifié / exécuté / contrôlé en conséquence. Chaque projet doit avoir une étape appelée étape d’initiation, c’est-à-dire que l’analyse de rentabilisation détaillée, le plan de projet et les stratégies de gestion des risques, des problèmes, des changements, de la qualité, des produits et des communications sont élaborés. Par la suite, il y a une ou plusieurs étapes de « livraison » qui sont des étapes de gestion où les produits spécialisés sont développés. Avant de passer à l’étape suivante, l’analyse de rentabilisation mise à jour est examinée pour déterminer si le projet continue d’avoir une justification commerciale. Si c’est le cas, le projet peut passer à l’étape suivante. Comme mentionné précédemment, si la justification commerciale n’existe plus, le projet doit être fermé. Par conséquent, dans PRINCE2, une limite de l’étape de gestion forme un point de décision « Go / No go » et constitue le contrôle principal pour le comité de projet, qui est le principal décideur d’un projet. Ce principe de la méthode PRINCE2 permet un suivi encore meilleur d’un projet car il divise le projet en étapes plus faciles à suivre.

4.Management par exception

Il devrait y avoir un système bien formé de délégation et d’escalade. Le projet a défini une tolérance pour chaque objectif du projet afin d’établir les limites des pouvoirs délégués. Si cependant, le chef de projet ne peut pas livrer le plan d’étape dans ces tolérances d’étape convenues, alors cela est connu comme une « exception » dans PRINCE2 et cela doit être transmis au comité de projet pour une décision. Il s’agit donc d’une utilisation très efficace du temps de la haute direction et signifie que le comité de projet n’est impliqué que dans la prise de décisions au fur et à mesure des besoins. (Ils sont bien sûr toujours impliqués dans la prise des décisions clés « Go / No go » à la fin de chaque étape).

5.Focus sur le produit

Projet axé sur la définition et la livraison des produits en fonction de leurs exigences de qualité.

6.Adapter à l’environnement du projet

L’utilisation de PRINCE2 prête à l’emploi sans prêter attention à l’environnement du projet ne réussira pas.

Thèmes PRINCE2

Un thème fait référence à un aspect de la gestion de projet qui doit être constamment abordé pendant toute la durée du projet. Les thèmes donnent un aperçu de la façon dont le projet doit être géré. Ils peuvent être considérés comme des domaines de connaissances, ou comment les principes sont mis en pratique. Ils sont reconstitués au début du projet puis suivis tout au long. Les projets sont suivis en abordant constamment ces thèmes :

Figure 3 – Thèmes PRINCE2

1.Cas d’affaire (Analyse de la rentabilisation)

Lié au principe de justification commerciale continue. Ce thème permet de savoir si un projet est valable et réalisable. L’objectif d’une analyse de rentabilisation est de décider si le projet est (et demeure) souhaitable, viable et réalisable.

2.Organisation

Lié au principe de définition des rôles et responsabilités. Le thème de l’organisation exige que les chefs de projet aient les rôles et les responsabilités de chacun dans le dossier.

3.Qualité

Lié au principe de concentration sur les produits. La qualité peut être un concept abstrait, il est donc essentiel de la définir au début d’un projet pour maintenir le travail sur la bonne voie. L’objectif de ce thème est de s’assurer que le projet répond à toutes ses exigences sans aucun problème.

4.Plans

C’est le thème le plus crucial de la méthodologie PRINCE 2. Un plan décrit comment les objectifs seront atteints. Il se concentre sur les produits, les délais, les coûts, la qualité et les avantages. Il décrit ce qu’il faut faire et comment faire pour atteindre l’objectif du projet.

5.Risques

Le but de ce thème est d’identifier, d’évaluer et de contrôler les événements incertains d’un projet. Ceux-ci sont enregistrés dans un journal des risques. Les risques négatifs sont appelés menaces et les positifs sont appelés opportunités.

6.Changement

Un client peut à tout moment demander d’ajouter ou de supprimer une exigence de projet appelée modification. Ce thème décrit une gestion du changement efficace et fiable. Ce thème concerne le traitement des demandes de changement et des problèmes qui surviennent au cours du projet. L’idée n’est pas d’empêcher les changements, mais de les obtenir avant qu’ils ne soient exécutés.

7.Progression

La progression consiste à suivre le projet. Cela permet aux chefs de projet de vérifier et de contrôler leur position par rapport au plan. Non seulement les projets peuvent dérailler sans cela – ou l’un quelconque – des thèmes, mais en ne suivant pas, vous ne savez peut-être même pas que cela se produit. L’objectif de ce thème est de s’assurer que le projet est développé conformément au plan.

Processus PRINCE2

PRINCE2 est une méthode axée sur les processus. Il existe 7 processus, chacun contenant un certain nombre d’activités qui doivent être effectuées. Les processus décrivent les activités qui doivent être effectuées à différents moments du projet.

Figure3 – Processus PRINCE2

1.Démarrage d’un projet (SU)

Ce premier processus dans PRINCE2 est un processus d’avant-projet. Il vérifie qu’un projet en vaut la peine. Le principal apport à ce processus est un mandat de projet qui définit en termes commerciaux la raison du projet et le résultat escompté. Les activités clés comprennent :

• Formation du panneau de projet.
• Nomination d’un cadre et d’un chef de projet.
• Concevoir et nommer une équipe de gestion de projet.
• Préparer un descriptif de projet.
• Définir les grandes lignes d’une analyse de rentabilisation.
• Veiller à ce que l’investissement de temps et d’efforts requis par le projet soit fait à bon escient, en tenant compte des risques pour le projet.

2.Lancer un projet (IP)

Ce processus implique une planification détaillée. Le document de sortie de ce processus est PID – Project Initiation Document. Les activités clés comprennent :

• Production de quatre stratégies de gestion : les stratégies de gestion des risques, de la qualité, de la configuration et de la communication du projet.
• Documenter et confirmer qu’il existe une analyse de rentabilisation acceptable pour le projet
• Mettre en place des contrôles de projet.
• Configuration des fichiers de projet.
• Assemblage d’un document de lancement de projet (PID).

3.Diriger un projet (DP)

Il s’agit d’un processus continu du début à la fin d’un projet. Ce processus PRINCE2 se déroule du début du projet jusqu’à sa clôture. Ce processus est destiné au comité de projet. Le comité de projet gère et surveille via des rapports et contrôle un certain nombre de points de décision. Les activités clés comprennent :

• Autoriser l’initiation.
• Autorisation d’un projet.
• Autoriser un plan d’étape ou d’exception.
• Direction ad hoc (suivi des progrès, la fourniture de conseils et d’orientation, de réagir à des situations d’exception). Activités de fermeture de projet.

4.Contrôle d’une étape (CS)

Les chefs de projet autorisent les lots de travaux, qui décomposent le projet en activités gérables. Celles-ci sont attribuées aux équipes et à leurs managers. Ce processus PRINCE2 décrit les activités de surveillance et de contrôle du chef de projet.

Le chef de projet a les tâches suivantes :

• Superviser et rendre compte de l’avancement du lot de travaux
• Intervenir pour corriger les problèmes

Le chef d’équipe, quant à lui, a les tâches suivantes :

• Coordination du travail quotidien
• Communiquer entre les membres de l’équipe et le chef de projet

5.Gestion de la livraison des produits (MP)

Ce processus PRINCE2 contrôle la communication entre le chef de projet et les chefs d’équipe. Ce processus contrôle le flux des lots de travaux de l’affectation à sa livraison.

Les principales activités sont les suivantes :

• Acceptez un lot de travaux.
• Exécuter un lot de travaux.
• Veiller à ce que le lot de travaux réponde aux critères de qualité.
• Livrer un lot de travaux.
• Obtention de l’approbation pour le lot de travaux terminé.

6.Gestion des limites des étapes (SB)

Ce processus PRINCE2 fournit au comité de projet des points de décision clés sur la poursuite ou non du projet. Ce processus indique ce qui doit être fait pour une étape qui a dépassé ses niveaux de tolérance. Les activités clés comprennent :

• Planifier une étape.
• Fournir au comité de projet les informations nécessaires pour approuver l’achèvement de l’étape actuelle.
• Autorisez le début de la prochaine étape.
• Mise à jour du plan de projet, du registre des risques et de l’analyse de rentabilisation.
• Fin de la phase de rapport au comité de projet. Produire un plan d’exception.

7.Clôturer un projet (CP)

Ce processus PRINCE2 indique les étapes à suivre à la fin d’un projet. Les activités clés comprennent :

• Désaffectation d’un projet.
• Identifier les actions de suivi.
• Vérifier que les objectifs / buts définis dans le Document d’Initiation de Projet (PID) ont été atteints.
• Mettre à jour le registre des problèmes

AVANTAGES POUR LA MISE EN ŒUVRE PRINCE2

1.Fiable

PRINCE2 est une approche constante, fiable et organisée pour s’adapter à un projet au début, au milieu et à la fin. Dans cette méthode de gestion de projet, le projet est divisé en étapes, ce qui rend le projet très facile à gérer. Cela aide l’équipe de projet à maintenir une main-d’œuvre motivée et concentrée et à être en mesure de fournir le résultat attendu à temps.

L’utilisation d’étapes est obligatoire, leur nombre est flexible selon les exigences de gestion du projet. PRINCE2 différencie également les étapes techniques et les étapes de gestion où les étapes techniques sont identifiées comme une compétence spécialisée tandis que les étapes de gestion équivalent à l’engagement des ressources et à l’autorisation de dépenser.

2.Communication

Un autre avantage est qu’il améliore toutes les communications entre les membres de l’équipe et les autres parties prenantes, ce qui permet au projet d’être plus contrôlé et aux membres de l’équipe de travailler suffisamment les uns avec les autres sans avoir de problèmes. Il donne aux parties prenantes la possibilité d’exprimer leurs opinions lors de la prise de décision car elles sont toujours informées par le biais de rapports de projet et de réunions régulières. Il permet de bons canaux de communication entre tous les participants au projet et a une reconnaissance explicite des responsabilités du projet afin que les participants comprennent les rôles et les besoins de chacun ; avec une structure bien définie en limitant la délégation des pouvoirs entre les participants.

3.Bien documenté

PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet orientée vers la procédure. Dans cette méthodologie, les détails de toutes les étapes sont bien documentés. Ainsi, le transfert de connaissances se déroule à différents niveaux de l’équipe.

4.Plan orienté

L’ensemble du projet est divisé en nombre d’étapes et chaque étape commence par une étape de planification. Les plans sont conçus pour répondre aux besoins des différents niveaux de gestion.

5.Focus sur le produit

Projet axé sur la définition et la livraison de produits, en particulier et leurs exigences de qualité. Un projet réussi est axé sur les résultats et non sur les activités.

6.Rôles et responsabilités clairement définis

Le projet a des rôles définis de chef de projet, chef d’équipe et responsabilités, par exemple chef de projet, chef d’équipe

7.Habiliter

Les principes donnent également du pouvoir à l’équipe de gestion de projet, car ils peuvent leur donner une confiance accrue et une capacité à façonner et à gérer leurs projets.

8.Administration par exception

En travaillant de cette manière, le comité de projet « gère par exception » c’est-à- dire. intervient uniquement lorsque des décisions clés doivent être prises (lorsqu’un problème dépasse les tolérances convenues) et constitue donc une utilisation très efficace du temps de la haute direction.

PROBLÈMES DE GESTION DE PROJET PAR PRINCE2

1.Gestion du changement

Chaque projet implique un changement. Le changement de projet est nécessaire si l’utilisateur ou le client peut modifier ses attentes ou exigences en matière de qualité. PRINCE2 est orienté vers la procédure, donc si les changements sont nécessaires au milieu du développement du projet et ne sont pas acceptés. La gestion du changement dans les projets PRINCE2 est difficile à comparer aux projets agiles.

2.Poids lourd

PRINCE2 se concentre sur une planification complète et une documentation volumineuse, il nécessite donc un temps supplémentaire pour la documentation.

3.Faible risque management

La gestion des risques doit être effectuée le plus tôt possible. PRINCE2 n’offre pas beaucoup de conseils sur la façon dont les problèmes sont résolus et comment les jugements doivent être faits, lorsqu’ils sont identifiés. Lorsque les problèmes ne sont pas résolus correctement, ils peuvent entraîner plusieurs conséquences, conduisant au projet à avoir plus de risques. Dans le cycle de vie du développement logiciel par exemple, ses défauts et défauts sont générés à chaque étape du développement.

La gestion des risques est une activité continue tout au long du projet et doit commencer par identifier tous les risques et élaborer des réponses appropriées. Les environnements à risque pour un projet donné devraient appartenir à tout le monde et pas seulement au chef de projet. En raison d’une mauvaise gestion des risques, un ou plusieurs des objectifs du projet sont désormais menacés, alors cette situation aurait pu être prévue, maîtrisée, voire évitée.

4.Motivation

Bien que la méthode PRINCE2 ne traite pas directement les aspects interpersonnels de la gestion de projet, tout bon chef de projet PRINCE2 comprendra le besoin de motivation dans l’environnement du projet.

CONCLUSION

PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet et de gouvernance de projet bien planifiée, documentée et orientée par étapes. Chaque méthodologie ayant des avantages et des problèmes de la même manière PRINCE2 a également des avantages et des problèmes. Ce document était principalement axé sur les avantages de PRINCE2, pour résumer des communications fiables, bien documentées, orientées sur le plan, axées sur le produit, des rôles et des responsabilités clairement définis, gérées par des exceptions et autonomisation. Les problèmes identifiés sont la gestion du changement, les poids lourds, la mauvaise gestion des risques et la motivation.

Ces problèmes sont minimisés en intégrant PRINCE2 à l’une des méthodes de développement logiciel Agile pour exemple Scrum, DSDM, FDD, TDD, Crystal clear, Lean et Kanban.